Das Nachweisgesetz ist auch für die bAV arbeitsrechtlich relevant.
Was Arbeitgeber seit 1. August 2022 beachten müssen – und was CPP für sie tun kann
Detaillierte Informationen zur bAV bekommen zum 1. August 2022 arbeitsvertragliche Relevanz.
Hier lesen Sie im Detail, wie Sie mit dem Thema umgehen können. Gern stellen wir Ihnen die notwendigen Informationen zur Verfügung.
Grundinformationen und laufende Informationen zu Änderungen in der betrieblichen Vorsorge müssen schriftlich mitgeteilt werden. Teilnahme an und Verzicht auf Entgeltumwandlung sollten insofern schriftlich festgehalten werden. Wollen Personalabteilungen Rechtssicherheit haben, sollten sie Mitarbeiter-Neueintritte unbedingt verlässlich an den beratenden Dienstleister oder Versicherer melden, der die Beratung und das Beratungsergebnis entsprechend rechtsicher dokumentiert.
Transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU werden mit dem Gesetz im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 in deutsches Recht umgewandelt. Die folgende Hilfestellung ist unverbindlich und kann keinen Ersatz für eine rechtliche Beratung darstellen.
Worum es beim Nachweisgesetz eigentlich geht
Beim Nachweisgesetz geht es darum, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden schriftlich auf die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses hinweisen. Das betrifft diverse Aspekte des jeweiligen Arbeitsverhältnisses und ist von jedem Arbeitgeber im Hinblick auf jeden einzelnen Arbeitnehmer zu prüfen und ggfs. den neuen Anforderungen anzupassen.
Mit Blick auf die bAV bedeutet das, dass es sinnvoll ist, Mitarbeitende schriftlich in Papierform über das betrieblich angebotene Vorsorgekonzept zu informieren – das Gesetz hat also auch eine motivierende Komponente, um die betriebliche Vorsorge zu stärken.
Formvorgaben für die neu geregelte Nachweispflicht: Alle Informationen sind
- als Niederschrift,
- getrennt nach Fälligkeit und Art der Auszahlung,
- spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses
auszuhändigen.
Für die Personalabteilungen bedeutet das Nachweisgesetz daher nicht nur einen Rückschritt auf dem Weg in die Digitalisierung, sondern auch einen erheblichen Mehraufwand. In Bezug auf die bAV werden wir Sie gerne im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten unterstützen.
Was sich durch das Nachweisegetz in der bAV ändert, gilt nicht nur für Neueintritte
Vereinbart Ihr Unternehmen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine betriebliche Vorsorge über einen Versorgungsträger (wie etwa einer Unterstützungskasse), müssen Sie künftig den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers aufführen – es sei denn, der Versorgungsträger ist selbst zu dieser Information verpflichtet (Direktversicherungen, Pensionsfonds und Pensionskassen).
Wichtig: Diese Information ist als Niederschrift spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.
Weil alle Angaben arbeitsvertragliche Relevanz haben, müssen auch alle laufenden Änderungen schriftlich festgehalten und die Übergabe dokumentiert werden, sei es in der Höhe der Entgeltumwandlung wie bei möglichen Änderungen in den Unterlagen des Versorgungsträgers. Allen Mitarbeitenden, also nicht nur ab Neueintritt, müssen diese Änderungen am Tag des Inkrafttretens schriftlich mitgeteilt werden, z.B. wenn:
- Generell eine Änderung in Ihrer bAV in Kraft tritt
- sich etwas an den wesentlichen Vertragsbedingungen ändert (z.B. ein neuer Anbieter für die Entgeltumwandlung)
- der Arbeitnehmer seine Entgeltumwandlungsvereinbarung ändert
- eine neue Versorgungsordnung vereinbart wird (zum Beispiel im Rahmen einer Gesamtzusage).
So informieren Sie in Bezug auf die bAV richtig
- Bei bestehender Versorgungsordnung: Sofern die aktuelle Versorgungsordnung Ihres Unternehmens alle notwenigen Angaben beinhaltet, fügen Sie diese dem Arbeitsvertrag bei bzw. händigen Sie diese Ihren Mitarbeitenden aus, zusammen mit den übrigen, notwendigen schriftlichen Informationen, die die Neuerung des Nachweisgesetzes von Ihnen verlangt.
- Bei tarifvertraglicher Lösung: Sofern Ihr bAV Konzept ausschließlich auf Basis eines Tarifvertrages existiert, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, schriftlich auf dieses Dokument hinzuweisen.
- Bei einer Betriebsvereinbarung: Sofern Ihr bAV Konzept durch eine Betriebsvereinbarung geregelt ist, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, schriftlich auf dieses Dokument hinzuweisen.
- Wenn es keine kollektivvertragliche Lösung dieser Art gibt und Ihre bAV bisher nur einzelvertraglich organisiert ist: Bei Versorgungen über Direktversicherungen, Pensionskassen, Pensionsfonds müssen Sie keine Informationen über den jeweiligen Versorgungsträger geben und Fristen berücksichtigen, da dies über das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) geregelt ist. Bei einer Pensionszusage ist der Arbeitgeber der Versorgungsträger, das gilt auch bei einer entsprechenden externen Rückdeckung. Eine Information ist nicht nötig. Bei Versorgungen über eine Unterstützungskasse geben Sie unter Einbeziehung der Fristen den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers an die neuen Arbeitnehmer, und auf Anforderung an die Bestandsbelegschaft.
Möchten Sie Ihre bisher einzelvertraglich organisierte bAV zukünftig übersichtlicher darstellen und durchführen? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern.
So dokumentieren Sie die bAV-Entscheidung Ihrer neuen Mitarbeitenden
Bei Neueintritten gehört die fachliche Altersvorsorge-Beratung mit dazu, am besten als Teil des Onboardinprozess. So können Sie sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeitenden Ihr Vorsorge-Modell wahrgenommen, verstanden und sich bewusst für oder gegen eine Entgeltumwandlung entschieden haben.
Welche Informationen nach der Beratung in der Entgeltumwandlungsvereinbarung festgehalten werden:
- Die Höhe der Entgeltumwandlung gemäß Arbeitnehmerwunsch
- Den Versorgungsträger
- Sofern nichts Entsprechendes in den Dokumenten des Versorgungsträgers dokumentiert wurde, Informationen über die Form der Zusage: Beitragsorientierte Leistungszusage (BOLZ) oder Beitragszusage mit Mindestleistung (BZML)
Bei Verzicht auf Entgeltumwandlung:
Einen Verzicht auf die Entgeltumwandlung und die – ggf. erfolgte – Aushändigung der kompletten Unterlagen nach § 2 NachwG sollte Sie sich als Arbeitgeber unterschreiben lassen. Das gilt besonders, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden einen Zuschuss zur Entgeltumwandlung zahlen.
Information und Dokumentation übernehmen wir für Sie
Im Rahmen des CPP Full Service unterstützen wir Sie bei der Erfüllung Ihrer Nachweispflichten. Alle Vorgänge bearbeiten und dokumentieren wir digital und übernehmen auf Wunsch auch die physische Zustellung der Dokumente, zum Beispiel der Verzichtserklärung auf Entgeltumwandlung.
Um die Erfordernisse, die sich aus dem Nachweisgesetz ergeben lückenlos und rechtssicher zu erfüllen, übernehmen wir die folgenden Arbeiten für Sie:
- Überprüfung Ihrer Versorgungsordnung oder Ihrer Betriebsvereinbarung auf Vollständigkeit
- Überprüfung Ihrer Entgeltumwandlungsvereinbarung auf Vollständigkeit und ggfls. Anpassung
- Erstellung einer Verzichtserklärung für die Nichtteilnahme und Nichtinanspruchnahme von Arbeitgeberzuschüssen
- Einmalige Basisinformation in Schriftform, Übergabe und Dokumentation über unser Mitarbeiter-Service-Portal
- Erstberatung Ihrer Neueintritte inkl. Abfrage der Nachhaltigkeitspräferenzen Ihrer Mitarbeitenden (siehe dazu auch nachhaltige bAV), Dokumentation der Entgeltumwandlung oder des Verzichts auf Arbeitgeberzuschüsse.
- Auf Wunsch postalische Zustellung der Verzichtserklärung, digitale Dokumentation der Beratung und der Zustellung.
- Mitteilung mgl. Änderungen in Versorgungsordnung oder Vertragsbedingungen über das Mitarbeiter-Service-Portal von CPP
Warum bAV für HR und Lohnbuchhaltung immer mehr zum Störfaktor wird
Arne Gels, Retencon AG, im Gespräch mit CPP-Geschäftsführer Oliver Schön
Betriebliche Vorsorge wird zum ungeliebten Kind der Personalabteilung, dafür sorgen eine Menge Gesetze und Verordnungen: BRSG, DSGVO, Nachweisgesetz, Transparenzverordnung.
Wenn das Thema im Unternehmen falsch aufgehängt ist, wird die bAV-Verwaltung zu Qual, kommt es schnell zur Überforderung – und dazu, dass das für Mitarbeitenden essentiell wichtige Thema möglichst kleingehalten wird.
Es kann helfen, das Thema komplett an einen Dienstleister rauszugeben, um:
- Überlastungen zu vermeiden
- Rechtssicherheit zu erlangen
- dem wichtigen Thema gerecht zu werden
„660 € gesetzliche Rente sind kein Luxusproblem – es geht darum, dass viele Arbeitnehmer davon schlichtweg nicht leben können.“
Oliver Schön, geschäftsführender Gesellschafter von CPP
bAV ohne Unterschriftenmappen und Wiedervorlagen: Mit Ihrer Vollmacht leisten wir die notwendigen Unterschriften
Die digitale bAV und der bAV-Service von CPP entlasten Ihre Personalateilung von allen administrativen Vorgängen:
- bei neuer Entgeltumwandlung
- beim Onboarding und der Vertragsübernahme bestehender Verträge neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- bei Vertragsanpassungen (z.B. bei Namensänderungen, Dynamik, Widerspruch, entgeltfreien Zeiten, etc.)
- beim Offboarding und der entlastenden Übergabe der Versicherungsunterlagen an den neuen Versicherungsnehmer.
Bei Fragen oder Interesse an unserer Dienstleistung sprechen Sie uns gerne an.